1. Innkalling til møte
Ordfører setter opp sakliste og innkaller kommunestyret til møte samt sørger for kunngjøring. Innkallingen skal inneholde opplysning om tid og sted for møtet, tema for evt. generell politisk debatt og sakliste. Ved forfall blir varamedlem innkalt etter rekkefølge fra den liste det er forfall fra.
2. Åpning av møtet
Ordfører eller varaordfører eller, om begge disse har forfall, en møteleder som velges ved flertallsvalg, leder møtet i henhold til kommuneloven § 11-2.
Når kommunestyrets møte settes, foretar ordfører/møteleder opprop. Er det lovmessige minste antall til stede (minst 10), erklærer ordfører møtet for satt. Etter at møtet er satt kan ingen av medlemmene gå fra møtet uten at permisjon er gitt av ordfører/møteleder. Medlemmer som møter etter opprop skal melde fra til ordfører før de tar del i møtet. Skjer frammøtet etter at en sak er tatt opp til avstemming, må medlemmet vente til neste sak på dagsorden før medlemmet kan ta del i forhandlingene.
3. Åpne møter
Møtet holdes for åpne dører. Kommunestyret kan etter kommunelovens § 11-5 fatte vedtak om at en enkelt sak behandles for lukkede dører. Debatt om lukking av møtet foregår for lukkede dører hvis kommunestyret vedtar det. Avstemning om eventuell lukking av et møte skal holdes i åpent møte.
Kommunestyret skal vedta å lukke møte når det skal behandle en sak som angår en arbeidstakers tjenstlige forhold. Kommunestyret skal også vedta å lukke møtet når det behandler en sak som inneholder opplysninger som er omfattet av lovbestemt taushetsplikt.
Kommunestyremøtene blir vanligvis overført på web-TV.
4. Møtets agenda
Møtets agenda er tredelt, etterfulgt av eventuelle interpellasjoner og/eller grunngitte spørsmål. Sakslisten settes opp i likelydende rekkefølge som beskrevet under:
Del 1. Aktuell politisk debatt og informasjon.
Aktuelle politiske tema fastsettes av ordfører i samråd med gruppelederne i de politiske partiene. Debatten ledes av ordfører.
Del 2. Behandling av saker på sakliste.
Ordfører eller minst en tredjedel av representantene kan i løpet av møtet, kreve at saker går til 2. gangs behandling. Normalt behandles disse sakene i neste kommunestyremøte.
Ved innstilling fra formannskap og faste utvalg, kan det ikke kreves 2. gangs behandling.
Ved valg og ansettelse kan det ikke kreves 2. gangs behandling.
Del 3. Saker til andre gangs behandling.
Endelig vedtak.
Del 4. Interpellasjoner
Interpellasjoner er forhåndsinnmeldte og grunngitte spørsmål/forespørsel fra et medlem som gjelder prinsipielle spørsmål, kommuneloven § 11-2. Kommunestyrets representanter kan fremme skriftlige interpellasjoner som rettes til ordfører. Interpellasjonen må være ordføreren i hende minst 10 dager før kommunestyremøtet. Interpellasjonene settes på sakslista for møtet og behandles i den rekkefølge de kommer inn.
Ordføreren svarer i kommunestyremøtet, og kommunestyrets representanter kan be om ordet i forbindelse med interpellasjonen. I debatt til interpellasjonen kan hver representant få ordet en gang, interpellanten og ordføreren to ganger. Den som fremmer en interpellasjon og den som svarer kan fremme forslag som tas opp til avstemming. Som hovedregel vil konklusjonen på debatten være:
- Oversendes administrasjonen for videre utredning
- Saken tas til orientering
- Saken tas ikke videre
Del 5. Grunngitte spørsmål
Kommunestyrets medlemmer kan stille grunngitte spørsmål til ordfører, jfr. kommuneloven § 11-2. Grunngitte spørsmål er forespørsler som gjelder konkrete forhold og fremmes skriftlig og leveres ordfører minst tre virkedager før møtet. Disse spørsmålene behandles og besvares til slutt i møtet. Spørsmålene og svarene protokolleres. Spørsmålsstiller får anledning til å reise spørsmålet og ordfører svarer. Spørsmålsstiller får anledning til tilleggsspørsmål. Det fremmes ikke forslag til vedtak i grunngitte spørsmål.
I møtet kan det reises skriftlige eller muntlige spørsmål, jfr. kommuneloven § 11-2. Stilles spørsmålet i møtet, kan ordfører velge å svare i møtet eller senere. Spørsmål og svar føres i protokollen.
5. Behandling av saklista
Sakene behandles i den rekkefølge de er nevnt i innkallingen dersom kommunestyret ikke bestemmer annen rekkefølge. Er en sak tatt opp til behandling, kan møtet til vanlig ikke heves før saken er avgjort ved avstemming, eller kommunestyret vedtar å utsette forhandlingene om saken. En sak skal settes på saklisten hvis minst 1/3 av organets medlemmer krever det. Ordfører/møteleder skal ved møtets begynnelse gi en orientering om mottatte spørsmål.
6. Ordførers redegjørelse – talernes rekkefølge
Ordfører kan gi en kort redegjørelse for saken og referere evt. forslag til vedtak. Medlemmene får ordet i den rekkefølge de ber om det. Talerne skal benytte talerstolen og innlegget skal rettes til ordfører.
Replikkordskiftet skal begrenses og må vedrøre nærmest forutgående innlegg. Dersom ordfører ønsker ordet til et innlegg, skal han/hun overlate møteledelsen til varaordfører eller en annen og benytte talerstolen.
Ordfører kan be administrasjonen ved rådmannen om å redegjøre eller svare på spørsmål. Rådmannen kan bemyndige ansatte i administrasjonen til å svare i hans eller hennes sted. Det kan ikke forventes at spontanspørsmål blir besvart i samme møte, men administrasjonen vil normalt svare ut slike spørsmål i epost til kommunestyrets medlemmer.
7. Taletid
Ordføreren kan sette fram forslag om begrenset taletid. Forslag om begrenset taletid skal vedtas av kollegiet.
8. Forslag
Forslaget skal fortrinnsvis leveres skriftlig til ordfører. Går forslaget ut på hvem som skal velges eller ansettes, at en sak som behandles skal utsettes eller på at et forslag ikke skal vedtas, kan det reises muntlig. Ordfører refererer forslaget.
9. Avstemning
9.1 Vedtak
Vedtak treffes med alminnelig flertall av de stemmer som avgis hvis ikke annet følger av kommuneloven eller valgloven § 9-3. Ved stemmelikhet i andre saker enn valg er møtelederens stemme avgjørende.
Ordfører sier fra når en sak blir tatt opp til avstemning, og refererer de forslag som foreligger. Før endelig avstemning i en sak, kan kommunestyret vedta prøveavstemninger, som ikke er bindende. Kun medlemmer som er til stede i salen i det øyeblikk saken tas opp til avstemming, har rett til å stemme. Alle som er tilstede har plikt til å stemme. Ved valg og ansettelse er blank stemme å regne som avgitt stemme Kommuneloven § 8-1.
Blir det ved behandlingen av en sak satt fram utsettelsesforslag, skal ordskiftet bare gjelde dette. Spørsmålet om utsettelse avgjøres ved alminnelig flertall.
9.2 Avstemning – ordinære saker
Ved to forslag kan det voteres alternativt. Ved flere forslag, voteres det over det mest ytterliggående forslaget først.
Er saken delt opp eller det skal stemmes over flere forslag, setter møtelederen fram forslag om rekkefølgen av stemmegivningen. Blir det ordskifte om dette, skal møtelederen passe på at taleren holder seg til avstemningsspørsmålet.
9.3 Avstemning over årsbudsjett, økonomiplan og handlingsplan
Ved behandlingen av årsbudsjett, økonomiplan og handlingsplan stemmes det ved den endelige avstemmingen over forslaget som helhet.
Er det fremsatt mer enn to alternative forslag, skal forslagene stemmes over hver for seg i den rekkefølge ordføreren bestemmer. Om ingen av disse får flertall ved første gangs avstemming, stemmes det deretter alternativt mellom de to forslagene som fikk flest stemmer ved første gangs avstemming/behandling.
9.4 Avstemningen skal foregå på en av disse måtene:
- åpen avstemning med stilltiende godkjenning
- åpen avstemning ved å vise stemmetegn for eller imot
- åpen avstemning ved navneopprop
- skriftlig avstemning ved valg eller tilsetting når minst en av representantene forlanger det.
Etter avstemning i den enkelte sak, forespør ordfører/møteleder kommunestyret om noen krever 2. gangs behandling. Ved valg og ansettelser kan det ikke kreves 2. gangs behandling.
9.5 Valg av medlemmer, leder og nestleder til nemnder og utvalg.
Valg av medlemmer til nemnder og utvalg holdes som forholdstallsvalg hvis ett medlem krever det, kommuneloven § 7-4. Avtalevalg kan gjennomføres dersom det er enstemmighet om det, kommuneloven § 7-7.
Valg av leder og nestleder for folkevalgte organer holdes som flertallsvalg, kommuneloven § 7-8. Hvis ingen får mer enn halvparten av stemmene, holdes en ny avstemning. Den som får flest stemmer ved den nye avstemningen, blir valgt. Hvis to eller flere kandidater får like mange stemmer, avgjøres valget ved loddtrekning, kommuneloven § 7-8.
10. Protokollføring
Møtesekretær fører protokoll fra kommunestyrets møter. Forslag til vedtak skal leveres skriftlig. For hvert møte skal følgende føres i protokollen:
- Evt. merknader til innkalling og sakliste
- Møtested, dato og tid
- Forfall og fraværende medlemmer
- Møtende varamedlemmer
- Saker nummerert i rekkefølge for kalenderåret
- Angivelse av hvem forslagsstiller er for forslag som reises og realitetsbehandles med angivelse av avstemningsresultat
- Endelig vedtak
- Spørsmål fra representantene med svar fra ordfører
- Ved evt. utskifting av møtedeltagere underveis i møtet, protokolleres dette
- Evt. lukking av møtet, med hjemmel og avstemningsresultat
- Spørsmål om habilitet – avstemningsresultat og hjemmel med begrunnelse – ved inhabilitet om noen evt. hvem som tiltrer saken
- Tiltrer eller fratrer noen under forhandlingene, protokollføres dette slik at det fremgår hvem som har tatt del i behandlingen av hver enkelt sak.
Protokolltilførsel: Står kun for forslagsstillerens regning og tillates.
Protokollen sendes på e-post til de representantene som er valgt til å underskrive protokollen snarest mulig og senest innen en uke for godkjenning. Deretter legges protokollen ut på kommunens nettside og i møteportalen i kommunens sak/arkivsystem. De valgte representantene underskriver protokollen i neste møte i kommunestyret.
11. Lovlighetskontroll
Tre eller flere av kommunestyrets medlemmer kan sammen fremsette krav om lovlighetskontroll av et vedtak, jfr. kommuneloven § 27-1. Skriftlig krav må være fremsatt innen 3 uker etter at vedtak er fattet.
12. Etikk
- Ved ordskifte/tale skal taleren henvende seg til ordfører/møteleder (ikke til representantene).
- Møtelederen skal passe på at talerne ikke avbrytes eller forstyrres.
- Det må ikke sies noe som krenker forsamlingen, noen av medlemmene eller andre. Det må utvises høflighet og respekt for hverandre
- Kommunestyret er det øverste kommunale organ og representantene og andre som deltar i kommunestyrets møte må være anstendig og pent kledd.
- Ved omtale av administrasjonen i kommunen, skal det normalt henvises til rådmann eller administrasjonen.
13. Bevertning for kommunestyrets medlemmer
I forbindelse med kommunestyrets møter, inviteres kommunestyrets medlemmer evt. varamedlemmer til en enkel bevertning 30 min før gruppemøtene tar til.
14. Orden i salen
- Pauser/bevertning - all bespisning skal foregå i kommunestyrets pauser. Drikke kan inntas fra kopp eller glass fra representantenes plasser.
- Møtelederen skal sørge for å opprettholde god orden i møtesalen og tilhørende fellesarealer.
- Hvis tilhørerne ved meningsytring eller på annen måte forstyrrer forhandlingene eller for øvrig opptrer på en måte som strider mot god orden, kan møtelederen vise vedkommende ut.